8 veelgestelde vragen over videoconferencing
Is videoconferencing duur? Ingewikkeld? Of wel iets voor mijn organisatie als ik naar klanten moet? Lees hier het antwoord op deze en meer veelgestelde vragen.
1. Is videoconferencing niet vermoeiend en zorgt het voor het ontbreken van persoonlijke verbinding?
Als het lastig is om in te bellen, de verbinding vervolgens slecht is waardoor u andere deelnemers aan een digitale vergadering slecht kunt verstaan en zien en u moet zoeken naar functionaliteiten om documenten te delen, dan is videoconferencing inderdaad heel vermoeiend en mist u de verbinding. Een goed videoconferencing systeem is intuïtief, zodat u gemakkelijk in kunt bellen of een vergadering plannen, documenten delen en chatten. Hierdoor wordt videoconferencing niet meer vermoeiend dan een gewone vergadering. En als het geluid en de videokwaliteit van het hoogste niveau zijn, ziet en hoort u elkaar alsof u bij elkaar in dezelfde ruimte bent.
2. Is onze organisatie is te klein voor videoconferencing?
Geen enkele organisatie is te klein voor digitaal vergaderen en daarmee videoconferencing. Er zijn zelfs zzp’ers die hier gebruik van maken om vanuit huis te overleggen met klanten. U kunt met Cisco Webex starten met een slechts een licentie voor een app waarmee u digitaal kunt vergaderen of samenwerken. Als uw organisatie groeit of uw behoefte verandert kunt u deze licentie stapsgewijs uitbreiden naar bijvoorbeeld een kleine vergaderruimte voor twee tot vier personen waarin met externen digitaal vergaderd kan worden. De investering hiervoor is minimaal en is binnen een paar maanden terugverdiend, omdat minder gereisd wordt. En nu er veel meer vanuit huis gewerkt wordt kunt u met een videoconferencing systeem toch met collega’s samenwerken. Dan maakt het niet uit of uw team uit twee, vier of tien personen bestaat.
3. Om onze klant goed van dienst te kunnen zijn moeten we naar de locatie toe.
We begrijpen dat persoonlijk contact vaak de voorkeur heeft. Toch wordt er steeds meer vanuit huis gewerkt, bijvoorbeeld om reiskosten en -tijd te besparen, de organisatie duurzamer te maken of omdat het even niet mogelijk is om naar de klant toe te gaan. En voor een kort overleg over lopende zaken hoeft u niet altijd naar de klant toe toch? Met een goed videoconferencing systeem is het net alsof uw klant bij u in de ruimte zit. Scherp beeld en goed geluid zijn daarbij essentieel, zodat u de mimiek goed kunt zien en de intonatie goed kunt horen.
4. Is videoconferencing niet te duur?
Digitaal vergaderen is mogelijk voor elk budget. Vaak verdient u een videoconferencing systeem al binnen een paar maanden terug doordat er minder gereisd wordt. Maar als u behoefte heeft aan een oplossing die boven uw budget is, dan zijn er financiële oplossingen in de vorm van Cisco Easylease. Dit is een zeer voordelige leaseregeling tegen 0% rente en een looptijd van 36 maanden. Neem contact met ons op voor de mogelijkheden!
5. IT regelt dat, daar heb ik toch niets over te zeggen?
We zien vaker bij onze klanten dat de IT-afdeling het voor het zeggen heeft. Afhankelijk van hoe de organisatie is ingedeeld, kiest het IT-team vaak voor de makkelijkste oplossing. Maar u wilt graag de beste oplossing die bij uw behoeften en die van uw team past. We geven u graag handvatten mee om het IT-team te overtuigen dat Cisco Webex het beste past bij uw organisatie én ook nog eens makkelijk te installeren, onderhouden en beheren is. Twee vliegen in een klap dus! Bovendien voldoet Webex aan alle compliance-regels en is het goed beveiligd, ook als u samenwerkt met mensen buiten uw organisatie.
6. Wanneer heb ik mijn investering terugverdiend?
Dit is mede afhankelijk van welke oplossing u gaat gebruiken. Een eenvoudig te installeren en kwalitatief videoconferencing systeem is al binnen 3 maanden terugverdiend als één persoon gemiddeld 100 kilometer per dag met de auto reist. We helpen u graag verder met andere rekenvoorbeelden.
7. Ik ben niet zo technisch, is het moeilijk om over te gaan op digitaal vergaderen?
Nee, het is juist heel gemakkelijk om over te gaan op digitaal vergaderen. De software, app en het systeem zijn zo op gezet dat het bijna plug and play is. Heeft u geen IT-specialist in huis, dan helpt ons team op de servicedesk u graag verder. We kunnen ook een adoptiesessie opzetten. Dan nemen we u stap voor stap in het proces mee. Cisco Webex is zo eenvoudig en gebruiksvriendelijk dat ook uw collega’s, als het is opgezet, zo gebruik kunnen maken van digitaal vergaderen, zonder uitgebreide instructies!
8. Mijn externe contactpersonen (klanten, leveranciers etc.) hebben geen Webex. Wat nu?
Dat is geen probleem. U kunt vanaf elk device digitaal vergaderen met Webex en zelfs gebruikmaken van een browser. Uw externe contactpersonen hoeven dan ook niets te downloaden of installeren als u hen een uitnodiging stuurt voor een Webex-vergadering. Wel zo makkelijk en klantvriendelijk.
Heeft u nog aanvullende vragen of wilt u de mogelijkheden van Cisco Webex bespreken voor uw organisatie? Neem dan contact met ons op!