Minder reistijd en lagere kosten: 5 voordelen van digitaal vergaderen
Een aantal jaar geleden dook overal de term het nieuwe werken op. Door technologische ontwikkelingen, zoals de mogelijkheid om digitaal te vergaderen, is het gemakkelijker geworden om contact te houden met je collega’s en klanten, zonder daarvoor naar kantoor te komen. Organisaties introduceerden dan ook flexplekken, flexibele werktijden, mogelijkheden tot thuiswerken en bring your own device. Oftewel: work where, when and how you want. Niet elke organisatie ging hierin mee, maar sinds de coronacrisis is een enorme verschuiving te zien. Door de maatregelen zijn organisaties gedwongen het roer om te gooien. En de meeste ervaringen zijn positief.
Foto: Cisco
Veel bedrijven, die zowel nationaal als internationaal werken, zijn zelfs zo enthousiast geworden dat werken op afstand een blijvende mogelijkheid wordt. En hoewel deze organisaties onderling kunnen verschillen in hun aanpak, hebben ze één ding gemeen: ze maken gebruik van videoconferencing systemen om digitaal te vergaderen.
Met een videoconferencing systeem kunt u elkaar zien, horen en spreken, vanaf ieder device en iedere locatie. Wat u nodig heeft is een internetverbinding, een goede camera en een microfoon. Het lijkt net alsof u in dezelfde vergaderruimte bent. Ook al zit u aan de andere kant van het land, of zelfs de andere kant van de wereld. Digitaal vergaderen heeft dan ook verschillende voordelen:
1. File vermijden
Nederlanders sluiten graag aan in de file. In 2019 nam de filezwaarte toe met maar liefst 17%. De overheid probeert daarom al jaren mensen te bewegen om niet in de spits te reizen, bijvoorbeeld door bedrijven en scholen te vragen andere werktijden in te stellen. Door digitaal te vergaderen heeft u vanuit huis het eerste overleg, waarna u buiten de spits in no-time op kantoor of bij de klant kunt zijn. En de laatste vergadering van de dag kan ook vanuit huis, zodat er meer tijd is om te ontspannen in de avond.
2. Reistijd verkorten of voorkomen
Soms is de reistijd voor fysieke afspraken zo groot, dat u een dag kunt uittrekken om naar een vergadering van anderhalf uur te gaan. Bijvoorbeeld als u een klantbezoek heeft aan de andere kant van het land. Niet heel efficiënt of productief. Met een videoconferencing systeem kunnen zulke vergaderingen effectief plaatsvinden vanaf de eigen locatie, zonder dat een groot deel van de dag improductief wordt door de reistijd.
3. Kosten besparen
Medewerkers die dagelijks het land doorkruisen voor vergaderingen met klanten of leveranciers zorgen voor hoge kosten. Denk aan kosten voor benzine, afschrijving van de auto, verzekeringen en onderhoud. Daarnaast kunt u als u in de auto zit meestal niet productief werken. Door digitaal te vergaderen wordt reistijd verkort of verdwijnt deze zelfs, waardoor meer productieve uren overblijven. Ook bespaart u op reiskostenvergoedingen, autokosten en eventuele andere reis- en verblijfskosten.
4. CO2-reductie
De roep voor organisaties om zich bewust te zijn van de voetafdruk die zij hebben op de wereld wordt steeds luider. Door de coronacrisis is duidelijk geworden dat de luchtvervuiling in plaatsen waar een lockdown werd ingesteld flink afnam. Auto’s stonden op de oprit en vliegtuigen bleven aan de grond. Echter, ook voor de crisis was CO2-reductie al een argument om vaker op afstand te werken en vergaderingen digitaal te houden. Het verkleinen van uw voetafdruk wordt steeds belangrijker en past in een moderne en bewuste organisatie.
5. Digitaal vergaderen past binnen een verantwoord coronabeleid
‘Social distancing’ lijkt voorlopig niet weg te denken uit onze samenleving. Een goed videoconferencing systeem zorgt ervoor dat we ondanks de afstand, wel goed met elkaar kunnen overleggen en samenwerken.
Wilt u weten of digitaal vergaderen ook voor uw organisatie werkt? Vraag dan de gratis trial van het videoconferencing systeem Cisco Webex aan! AMR ICT helpt u met het opzetten en staat voor u klaar.