Digitaal vergaderen voor, tijdens en na de coronacrisis
Sinds een aantal jaar doen steeds meer organisaties aan het nieuwe werken. Kort gezegd komt dit neer op werken waar, wanneer en hoe je dat wilt. De focus ligt meer op het resultaat, dan op het fysiek aanwezig zijn. Hoewel niet iedere organisatie de stap meteen zette, heeft de coronacrisis ervoor gezorgd dat thuiswerken ineens voor veel mensen realiteit werd. Digitaal vergaderen en op afstand werken blijkt ineens wél mogelijk. Hoe zit dat straks na de coronacrisis?
Voor de coronacrisis
Digitaal vergaderen, of video conferencing, heeft al een hele ontwikkeling ondergaan de afgelopen jaren. Ook zijn er steeds meer aanbieders op de markt gekomen. Van apps tot volledig geïntegreerde systemen, en alles er tussenin. Veelal gebruikt in internationale teams, voor digitale vergaderingen en om samen te kunnen werken aan projecten en documenten. Steeds vond een verschuiving plaats om ook met externe mensen digitaal te vergaderen, bijvoorbeeld om reistijd te verkorten. In plaats van een rit van oost naar west te maken, werd de reistijd ineens productieve werktijd. Toch werd er nog steeds veel gereisd om te vergaderen met collega’s op kantoor.
Tijdens de coronacrisis
Sinds begin maart is iedereen opgeroepen om zoveel mogelijk thuis te werken. Iets meer dan de helft van de werkenden kan en doet dit dan ook. Waar sommige bedrijven voor de crisis nog wat terughoudend waren, zijn zij nu om. Immers, geplande vergaderingen kunnen gewoon digitaal doorgaan en ook de sales teams kunnen in contact blijven met (potentiële) klanten. Hierdoor namen files af en werden reiskosten bespaard.
Digitaal vergaderen zorgt bovendien voor meer flexibiliteit. Nog steeds kunnen de reisadviezen snel veranderen. Als een fysieke afspraak gepland staat in bijvoorbeeld Antwerpen, kan deze snel omgezet worden naar een digitale vergadering als het reisadvies verandert. Dit geldt voor plaatsen over de grens, maar natuurlijk ook voor regio’s of steden in Nederland mochten er regionale maatregelen komen.
Daarnaast gebruiken veel werknemers video conferencing ook om in verbinding te blijven met elkaar, zodat ze even samen het weekend kunnen doornemen op maandagochtend en op vrijdagmiddag de week afsluiten met een virtuele borrel.
Na de coronacrisis
Foto: Cisco
De coronacrisis is nog niet voorbij. Toch laat een aantal indicatoren zien dat er wel iets verandert als we weer naar kantoor mogen. Aan het begin van de coronacrisis gaf 25% van de werkenden aan na de crisis vaker thuis te willen werken. Medio augustus zit dit percentage op ongeveer 45%. Bovendien verwacht 60% ook na de crisis vaker digitaal te zullen vergaderen via video conferencing en vindt 55% dit net zo productief als een fysiek overleg. Digitaal vergaderen is dus een blijvertje.
Sociaal contact blijft echter wel belangrijk. Ook als uw team aan de andere kant van de het land zit. Trage verbindingen, vastlopend beeld en haperend geluid zorgen dan ook voor grote irritaties tijdens digitaal vergaderen en maakt de vergadering minder productief. En als de tool lastig te gebruiken is, zijn mensen minder geneigd digitaal vergaderen te omarmen. Een mogelijkheid om met elk device en op iedere plek aan een vergadering deel te nemen zorgt ervoor dat mensen productiever blijven en digitaal vergaderen blijven toepassen. De tijd nemen om na te denken over de ideale vergaderruimte kan daarom zeer waardevol zijn.
Bent u om, maar weet u niet welke tool het beste bij u past? Vraag dan de gratis trial van Cisco Webex aan. Dit betrouwbare en veilige systeem is geschikt voor vrijwel iedere organisatie. AMR ICT helpt u met het opzetten en staat voor u klaar. Lees hier wat een trial is of vraag direct uw gratis trial aan.