Het belang van een demokamer

Zes redenen om wel te investeren in een demokamer

Een demokamer, ook wel proefkamer of mock-up genoemd, is een kamer in een ziekenhuis of zorginstelling waarin nieuwe zorgtechnologie en zorgoplossingen getest worden.

Het doel van een demokamer is om het functioneel ontwerp, wat meestal in samenwerking met een multidisciplinair team, bestaande uit o.a. vastgoed, facilitair, zorg en ICT opgesteld wordt, te toetsen aan de praktijk. Dit betekent ook dat de zorgverlener en waar mogelijk ook de zorgontvanger betrokken worden bij dit proces. Zij zijn immers de gebruikers.

1. Investering voor de toekomst

Als ons team gesprekken aangaat over het inrichten van een demokamer, zijn de kosten een veel gehoorde belemmering. Wij zien het als een investering in de toekomst. Het is een onderdeel van de productontwikkelingsfase en volledig gericht op de gebruikers. Eventuele kinderziektes of andere bottlenecks worden al in een vroeg stadium ontdekt. Dan is er nog ruimte om wijzigingen aan te brengen in het proces en de oplossing. De kosten zijn hoger als men er tijdens het gebruik, dus na de implementatie, achter komt dat de oplossing toch niet helemaal voldoet aan de wensen.

Ook kan de demokamer als test- en acceptatie omgeving gebruikt worden. Na oplevering van een project kunnen updates, upgrades en nieuwe technologie of aanpassingen aan het systeem eerst in de demokamer getest worden alvorens ze in productie te nemen. Een demokamer blijft dus ook in de toekomst in gebruik en kan zelfs nog voor andere doeleinden gebruikt worden. Denk aan training van de zorgverlener.

2. Wie is de doelgroep en wat is hun behoefte?

Bij de implementatie van zorgcommunicatietechnologie is het belangrijk om vooraf goed te weten wie de doelgroep is. Zorgverlener en/of zorgontvanger. Binnen deze twee doelgroepen is er ook weer differentiatie mogelijk. Er bestaan immers verschillende afdelingen en zorgverlenersrollen, ook lopen de behoeftes van de verschillende zorgontvangers uiteen.

Bij bijvoorbeeld de SEH of een kraamafdeling is de behoefte al anders. Met een demokamer worden de overeenkomsten en verschillen duidelijk en kan daar op geanticipeerd worden. Is de zorgcommunicatieoplossing zo in te richten dat beide er iets aan hebben? Of is slechts een deel voor de ene afdeling en een deel voor de andere afdeling van toepassing? En is dat gewenst? In een zorginstelling zoals een woonzorgcentrum kan de behoefte van de afdeling psychogeriatrie verschillen van die van somatiek of revalidatie.

3. De 80/20 regel

Zonder demokamer is al een groot deel van de kosten van de ontwikkeling en implementatie aan de zorgcommunicatieoplossing gemaakt voordat deze daadwerkelijk binnen de gehele organisatie in gebruik wordt genomen. Laten we zeggen zo’n 80%. Als dan blijkt dat het onvoldoende voldoet aan de behoefte van de zorgverlener en/of zorgontvanger, zal het functioneel ontwerp aangepast moeten worden.

Met een demokamer wordt er vooraf geïnvesteerd in een goede testomgeving waarin alles vanuit het functioneel ontwerp in praktijk wordt gebracht in slechts één ruimte. Laten we zeggen zo’n 20%. Op het moment dat blijkt dat er iets niet werkt zoals bedacht, of niet voldoet aan de behoefte van de zorgverlener en/of zorgontvanger zijn er relatief weinig kosten gemaakt en kan er nog ingegrepen worden. Op het moment van implementatie en oplevering binnen de gehele organisatie, is men verzekerd van een goed werkende oplossing die volledig voldoet.

4. Voors- en tegens van een demokamer

Het belangrijkste voordeel van een demokamer is dat er op voorhand snel inzichtelijk gemaakt kan worden hoe de nieuwe zorgcommunicatietechnologie in de praktijk gaat werken. De gebruiker en andere stakeholders kunnen in een vroegtijdig stadium aangeven op welke wijze hun werkproces zo efficiënt mogelijk kan samengaan met de nieuwe technologie. Tevens kan er vanuit ‘de bouw’ snel een inschatting gemaakt worden hoe de kabelwegen moeten verlopen en wat in- en of opbouw kan worden.

Het enige wat tegen een demokamer kan pleiten is dat dit extra werk vereist van alle betrokkenen voorafgaand aan het project, en dat er uiteraard ergens een ruimte beschikbaar moet zijn, om dit te kunnen realiseren.

5. Nog meer voordelen van een demokamer

Testen, testen, nog eens testen. In een veilige omgeving zonder dat het andere cruciale processen in de weg zit. Ook wordt gedurende de testperiode duidelijk of de plannen, het ontwerp, realistisch en haalbaar zijn. Dit geeft helderheid over de planning en het moment van oplevering. Een ander voordeel van de demokamer is dat de zorgverlener en/of zorgontvanger ook kan gaan testen. Dit zorgt voor waardevolle gebruikerservaringen die meegenomen kunnen worden in de verdere ontwikkeling en implementatie. Ook wordt een demokamer vaak gebruikt om functionaliteit toe te voegen of weg te laten en zo tot de definitieve implementatie te komen.

6. Waarom is de gebruikservaring zo belangrijk?

Tevreden gebruikers, zoals de zorgverlener, zijn sneller geneigd de nieuwe werkwijze te omarmen. Zeker als het hun werk eenvoudiger maakt. Bovendien zijn zij degene die weten wat er in de praktijk speelt. Daar waar het mogelijk en van toepassing is, is het ook belangrijk de zorgontvanger als gebruiker mee te nemen in het proces. Immers, bij een oplossing die niet voldoet aan de behoefte van de zorgontvanger, wegen de baten niet op tegen de lasten en is het zonde van de investering.

Vrijwel al onze innovatieve zorgcommunicatieoplossingen zijn erop gericht om het werk van de zorgverlener te vereenvoudigen waardoor er meer ruimte is voor persoonlijke aandacht en maatwerk richting de zorgontvanger.

Gebruikte bronnen: Lessons learned – Siza |  Praktijkervaringen.
Foto: De Zellingen – IQ Messenger