Digitaal vergaderen: zo zet u de ideale vergaderruimte op
Door het nieuwe werken wordt het steeds belangrijker om goed digitaal te kunnen vergaderen. Steeds vaker vinden vergaderingen digitaal plaats, waarbij via videobellen contact wordt gelegd. Dat is ook niet zo gek, want het scheelt veel reistijd en kosten als u niet naar de andere kant van het land hoeft voor een overleg.
Bij het opzetten van een digitale vergaderruimte is er een aantal zaken waar u over na moet denken. Zo voorkomt u dat gebruikers gefrustreerd raken en toch in de auto stappen voor een vergadering.
Vier stappen naar de ideale vergaderruimte:
1. Bepaal hoe u de digitale vergaderruimte gaat gebruiken
Bedenk voordat u digitaal gaat vergaderen hoe u dit wilt doen. Gebruikt u digitaal vergaderen vooral intern, met mensen op kantoor en mensen thuis? Of bent u ook van plan om met (meerdere) externe personen digitaal te vergaderen? Denk na over hoeveel mensen tegelijkertijd aan een digitale vergadering deel moeten kunnen nemen. En gaat het alleen om video bellen, of moet er ook een chatfunctionaliteit of whiteboardfunctionaliteit aanwezig zijn? En wilt u dat het delen van documenten mogelijk is of niet?
2. Een geschikte vergaderruimte creëren
Ondanks dat digitaal vergaderen vanaf iedere locatie kan, is het handig om op kantoor ook een fysieke ruimte aan te wijzen waar medewerkers op kantoor kunnen deelnemen aan een digitale vergadering. Het handigste is om hiervoor een bestaande vergaderruimte te gebruiken. Bovendien is het prettig om zowel een grote als kleine ruimte in te richten. De kleine ruimte kan gebruikt worden voor 1 of 2 mensen op kantoor die samen deelnemen aan een digitale vergadering. De andere kan door meerdere mensen gebruikt worden, die door de grotere ruimte niet te dicht op elkaar hoeven te zitten. Houd bij de inrichting van de ruimtes rekening met de lichtinval van ramen, zodat de zon niet pal op het scherm staat of deelnemers in de ogen schijnt. Zorg ervoor dat de ruimte geluiddicht is voor vertrouwelijke gesprekken en het verminderen van overlast voor werknemers die niet deelnemen aan de vergadering.
3. De mensen thuis faciliteren
Foto: Cisco
Digitaal vergaderen is bij uitstek geschikt om vanuit huis te doen. Zorg ervoor dat werknemers die niet op kantoor zijn ook kunnen videobellen. Stel grotere schermen beschikbaar of een ander mobiel device, zoals een laptop, tablet of telefoon waarop de app voor digitaal vergaderen al is geïnstalleerd en ingesteld. Natuurlijk is een goede beveiliging een vereiste als medewerkers vanaf een andere locatie inbellen. Zorg ervoor dat het videoconferencing systeem dat u gebruikt een goede beveiliging heeft ingebouwd. Zoals Cisco Anyconnect, waarmee mobiele devices die op afstand verbinding leggen met het bedrijfsnetwerk goed beschermd worden.
4. Zorg voor de benodigde aansluitingen en apparatuur
Een vergaderruimte die helemaal is ingericht voor digitaal vergaderen kan er erg indrukwekkend uitzien. Denk aan een scherm waarop je niet alleen een videogesprek kunt starten, maar ook kunt whiteboarden, chatten en documenten delen. En dit allemaal met één druk op de knop. Naast dat deze oplossingen veel gebruiksgemak opleveren, straalt het ook veel professionaliteit uit. Zeker als u veel met klanten overlegt kan een goed uitgeruste vergaderruimte met mooie schermen uitkomst bieden.
Dat betekent niet dat het een vereiste is. Oplossingen om digitaal te vergaderen kunnen zo uitgebreid en simpel zijn als voor uw organisatie gewenst is. Belangrijk is wel dat de vergaderruimte digitaal vergaderen faciliteert. Zorg voor een goede snelle en stabiele wifi-verbinding, zodat gebruikers niet te maken krijgen met haperend beeld en vastlopende gesprekken. Als er vanaf een laptop naar een scherm op de muur geschakeld moet worden, zorg er dan voor dat de juiste kabels in de ruimte aanwezig zijn en de devices die deelnemers gebruiken hiervoor ook geschikt zijn.
Wat u nodig heeft in een vergaderruimte hangt uiteraard af van de oplossing die u kiest. Het is van belang dat deze oplossing gebruikersgemak, goede videokwaliteit en uitstekende beveiliging biedt. Voor zowel interne gebruikers, als gebruikers die van buitenaf ingebeld worden. Wilt u ontdekken of digitaal vergaderen iets voor uw organisatie is? Vraag dan de gratis trial van Cisco Webex aan. AMR ICT helpt u met het opzetten en staat voor u klaar. >> wat is een gratis trial?
Digitale vergaderruimte – focusruimte
Digitale vergaderruimte – boardroom
Digitale vergaderruimte – transparant
Foto’s: Cisco